De inwerkingtreding van het UBO-register is vaak uitgesteld, maar op 27 september 2020 is het eindelijk zover. Bent u aandeelhouder van een bv, dan heeft de komst van het UBO-register waarschijnlijk gevolgen voor u. Maar dit kan ook het geval zijn als u een andere vorm van eigendom of zeggenschap hebt in een onderneming. Hierna leest u voor wie deze registratieplicht geldt, welke gegevens waar en wanneer moeten worden aangeleverd en welke maatregelen er getroffen zijn om uw privacy te beschermen, nadat uw gegevens zijn geregistreerd in het UBO-register.
Voor wie geldt UBO?
In Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten in Nederland moeten net als in alle andere EU/EER-lidstaten - de gegevens bijhouden en registreren van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s, Ultimate Beneficial Owners). Dit moet voorkomen dat het financiële stelsel wordt gebruikt voor witwassen en terrorismefinanciering. U bent een UBO als u uiteindelijk voor meer dan 25% eigenaar bent - of zeggenschap hebt over – o.a. bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen, maar ook over maatschappen, vennootschappen onder firma of commanditaire vennootschappen die naar Nederlands recht zijn opgericht. Bent u UBO van een vennootschap die naar buitenlands recht is opgericht, dan worden uw gegevens niet in Nederland geregistreerd, maar mogelijk wel in een andere EU-/EER-lidstaat. Ook een eenmanszaak valt niet onder de registratieplicht.
Welke gegevens worden verwerkt?
De gegevens in het UBO-register betreffen uw naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het belang dat u houdt. Deze gegevens zijn voor iedereen openbaar, maar kunnen alleen op naam van uw onderneming of rechtspersoon worden geraadpleegd, niet op uw eigen naam. Daarnaast worden bepaalde gegevens opgenomen die alleen door bevoegde autoriteiten en door de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU) mogen worden ingezien. Dit betreffen uw BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), uw geboortedag en -plaats en uw geboorteland, uw woonadres en een kopie van een geldig identiteitsdocument en van document(en) waaruit de aard en grootte van uw economisch belang blijkt.
Waar en wanneer gegevens aanleveren?
De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. U heeft na inwerkingtreding 18 maanden de tijd om de gegevens in het UBO-register te laten vastleggen. Gedurende de eerste maanden roept de KvK alle registratieplichtigen op om de gegevens van hun UBO(‘s) binnen deze termijn te registreren. Nieuw op te richten vennootschappen moeten na 27 september a.s. de gegevens van hun UBO(’s) gelijktijdig registreren met de inschrijving in het Handelsregister. De registratie van de UBO-gegevens is ook een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer.
Wordt niet voldaan aan de registratieplicht, dan kan een sanctie volgen, bijvoorbeeld een boete.
Hoe wordt de privacy gewaarborgd?
Het UBO-register wordt deels openbaar. Daar maakt u zich misschien zorgen over, maar er worden maatregelen getroffen om uw privacy te beschermen. De persoon die gegevens uit het UBO-register wil raadplegen, moet zich namelijk vooraf identificeren. Die identiteit kan met nieuwe elektronische identificatiemiddelen worden vastgelegd. Daarnaast moet de raadpleger een vergoeding betalen. Een andere maatregel geeft u inzage in het aantal keren dat uw gegevens zijn verstrekt. Hiervan worden uitgezonderd de raadplegingen door de FIU (Financial Intelligence Unit) en de bevoegde autoriteiten. U krijgt geen informatie over de identiteit van de raadpleger. Dat mag niet in verband met de AVG.
UPDATE MEI 2021: Hoe gaat de UBO-opgave in zijn werk?
De UBO-opgave kan gedaan worden door de tekenbevoegde van de organisatie. Deze tekenbevoegde dient in te loggen met DigiD en moet een 1-centbetaling doen via IDeal om digitaal de opgave te kunnen doen. Ter voorbereiding van de opgave is het nodig om een aantal documenten en informatie te verzamelen:
- Gegevens van de UBO’s
- Kopie van geldig identiteitsbewijs van de UBO’s
- Kopieën van documenten waarmee aantoonbaar is dat iemand UBO is
Ondersteuning nodig bij het doen van de UBO-opgave? Aarzel niet of om contact met ons op te nemen.
Meer weten?
Wilt u meer weten of heeft u vragen? Bel of mail ons dan. Wij helpen u graag verder.
